ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
Toute entreprise a l’obligation de conserver certains documents sur de longues périodes pour prouver qu’elle remplit ses obligations vis-à-vis de l’administration, de ses clients, de ses fournisseurs ou de ses collaborateurs. Ce sont des documents engageants qu’il faut préserver de toute altération.
Il y a également d’autres documents qui peuvent être considérés comme un patrimoine immatériel de l’ensemble qui sont eux-aussi archivés pour de longues années.
Contrairement à la GED qui concerne les documents d’activité ou les documents courants, l’archivage a pour objectif principal d’assurer la conservation à long terme des documents . Qu’il concerne des documents nativement numériques ou des documents numérisés, le Système d’Archivage Electronique doit respecter la norme NF Z 42-013 .
Les règles de l’archivage électronique
1- Authenticité
Il est important de vérifier que l’émetteur du document est bien la personne habilitée à le faire. Dans le cadre des documents qui ne sont pas nativement numériques, les signature du format papier doivent être les mêmes pour le format numérique.
2- Intégrité
Elle peut être prouvée par l’horodatage et le calcul d’empreinte ou autre moyen fiable. Le but est de prouver que le document n’a pas été altéré.
3- Pérennité
Selon la nature du document et son statut juridique, il y a un certain nombre d’années de conservation à respecter. Il s’agit d’une conservation à long terme.
4- Confidentialité
Les documents engageants doivent être sécurisés. Ils ne doivent être accessibles qu’aux personnes ayant droit.
5- Traçabilité
Il s’agit de la possibilité de suivre l’historique des documents. Toutes actions portées sur les documents doivent être horodatées.
6- Lisibilité
Le document numérisé doit être lisible et si possible respecter le code couleur du document papier.
7- Accessibilité
Les documents archivés doivent être accessibles en cas de besoin. C’est pour cela qu’il faut bien choisir le serveur hébergeur et aussi bien organiser et indexer ces archives.
8- Interopérabilité
A quoi ça sert de respecter toutes les contraintes précédentes et d’archiver les documents sous un format dont on n’est pas sûr qu’il pourra être ouvert pas d’autres systèmes d’archivage ou logiciels ? Puisqu’on pourra être amené à changer de SAE, il faut que l’interopérabilité soit garantie.